Por que a automação de processos é relevante para as empresas?

Automação de processos acontece quando a tecnologia é utilizada para reduzir burocracias, gargalos e eliminar tarefas repetitivas, com o objetivo de conquistar mais produtividade e eficiência. Ela faz parte da transformação digital e tem um papel determinante na vida de líderes e gestores, para que eles tomem boas decisões estratégicas e enxerguem mais oportunidades no mercado.

Essa técnica faz parte do BPM (Business Process Management) ou Gestão de Processos Empresariais e prova que o uso da tecnologia pode cada vez aprimorar processos, melhorando o andamento do fluxo de trabalho, substituindo também atividades manuais por processos automatizados.

Entretanto, esse último fator acaba causando uma certa resistência às mudanças dentro das organizações, justamente porque muitos imaginam que há grandes chances de redução de postos de trabalho, aquela típica ideia de que “seremos substituídos por máquinas”.

Para se ter uma ideia, de acordo com a consultoria McKinsey cerca de 50% da atividades atuais podem ser automatizadas com tecnologias que já existem. Porém, apenas 10% dessas tarefas são automatizadas em uma taxa acima de 90%.

Isso demonstra o potencial da automação de processos que, por conta dessa insegurança, acaba sendo refreado. Porém, a perspectiva, de acordo com algumas pesquisas é bem diferente desse imaginário. Ainda de acordo com a McKinsey, até 2030, 375 milhões de trabalhadores globais e mais de 30% da força total de trabalho norte-americana vão precisar mudar de trabalho ou atualizar de forma significativa suas habilidades.

Dessa forma, o trabalho deve mudar e melhorar, dando mais espaço para que tarefas que requerem habilidades intrinsecamente humanas tenham mais espaço no mercado, mas não deve ser reduzido.

E, para isso, as empresas devem reconhecer esse cenário e apoiar os colaboradores nesse momento de transição e descoberta. Portanto, de acordo com a consultoria a melhor maneira de encarar a automação de processos, é enxergar que ela é uma forma de colocar a inovação na mão do seu time.

Assim, o assunto se torna mais complexo, deixando de ser apenas sobre que tipo de tecnologia será adotada, custo-benefício e retorno de investimento, incluindo na pauta gerenciamento de pessoas e a cultura organizacional como um todo. Para saber mais sobre como fazer essas mudanças e porque é importante automatizar processos, é só continuar lendo esse artigo.

• O que é automação de processos?
• Como fazer a automação de processos?
• Quais são os principais tipos de automação?
• Por que automatizar processos?

O que é automação de processos?

Em síntese, podemos dizer que a automação de processos consiste em eliminar gargalos e reduzir burocracias de uma operação, por meio da tecnologia. Ela já é uma realidade na grande maioria das empresas, porque é capaz de aumentar a produtividade e tornar o fluxo de atividades mais fluído entre setores.

Entretanto, é importante ter em mente que uma automação de processos não é apenas adotar uma tecnologia X ou Y, mas sim fazer escolhas que estejam relacionadas ao ambiente e cultura da organização. Dessa forma, tudo que pode interferir na real geração de valor por meio da automação, assim como os riscos relacionados a regulação, prestação de serviços etc. devem ser considerados.

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Como fazer a automação de processos?

Além dos itens que já citamos acima, uma pesquisa realizada pela Mckinsey, mostrou que 48% dos executivos entrevistados apontaram que o maior desafio da automação enfrentado por eles é gerenciamento da resistência à mudança dos times e talentos.

Por isso, é de extrema importância elaborar um plano de execução e implementação que contemple esses fatores chave. Ainda nessa pesquisa, a Mckinsey elencou 4 fatores importantes que devem ser levados em conta na hora de fazer a automação de processos.

1. Foco na geração de valor

Mudanças nas organizações podem causar tensões e gerar resistências. Por isso, criar metas e indicadores que foquem na geração de valor das automações para a empresa, é um caminho seguro para demonstrar resultados e mostrar tanto para o time, quanto para o board, os impactos.

2. Comprometimento e comunicação

É importante deixar claro que uma automação de processos não é apenas uma tarefa da área de TI, mas sim um programa de transformação completo, no qual todos precisam estar cientes do que vai acontecer e quais são as metas, que mencionamos no tópico acima.

3. Governança de TI e agilidade

A ideia desse tópico é criar na organização um grupo multidisciplinar responsável por garantir que a mudança não fique isolada. Assim, quanto mais rápido ela for implementada, mas cedo começam os ganhos. De acordo com os entrevistados, a expectativa do retorno é algo em torno de 1 a 3 anos.

4. Recursos internos

Como já comentamos, um dos maiores receios dos colaboradores é justamente em relação ao impacto que isso pode ter nos postos de trabalho.

Uma pesquisa do Institute For The Future, encomendada pela Dell, intitulada “Projetando 2030”, apontava que 85% dos empregos que existirão nos próximos oito anos serão novos. Além disso, 30 milhões de vagas pelo mundo serão modificadas pelo impacto de tecnologias como inteligência artificial.

Por isso, existe essa necessidade de criar oportunidades de crescimento, treinamento e aprimoramento relacionadas a automação de processos.

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Um outro estudo da McKinsey, mostrou que priorizar a automação se tornou ainda mais importante para a conquista do sucesso. Além disso, as organizações de sucesso continuam focando tanto em tecnologia, quanto nos funcionários. – conforme eles implementam novas formas de trabalho, amparando os colaboradores.

Na pesquisa, eles elaboraram uma lista com 3 pontos em comum das estratégias de sucesso das organizações:

1. Torne a automação uma prioridade estratégica 

De acordo com o relatório, 38% dos entrevistados relataram que a organização definia a automação como prioridade durante o processo de planejamento estratégico.

72% perceberam que a automação tem se tornado cada vez mais uma prioridade, justamente por conta do papel que esse tipo mudança tem no sucesso da empresa.

As empresas que não obtiveram tanto sucesso com a automação revelam que a organização estava buscando programas de automação para:

• economia de custos a longo prazo;
• acompanhar os concorrentes;
• lidar com preocupações sobre a eficácia de seus processos de negócios.

2. Foque tanto em pessoas quanto em tecnologia

Foi comprovado que iniciativas de sucesso são acompanhadas de capacitação e aprimoramento das habilidades dos colaboradores, assim como a necessidade de abrir espaço para que eles possam opinar livremente e contribuir com ideias e insights.

Além disso, muitas dessas implementações incluem um plano de comunicação, assim como o envolvimento da área de Recursos Humanos. De fato, é um projeto multidisciplinar.

3. Crie um modelo de operações escalável

Implementar automações de processos requer um entendimento da complexidade do fluxo de trabalho entre as áreas, de forma a gerenciar os impactos que as mudanças podem ter em cada setor .

Isso porque, pode ser que, por exemplo, em uma varejista com um atendimento automatizado, a operação logística das entregas tenha que ser modificada também, para acompanhar a expectativa do cliente.

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Quais são os principais tipos de automação?

De acordo com a Deloitte, quando se fala em automação de processos, a maioria pensa em RPA ou em robôs realizando tarefas muito repetitivas, com mais eficiência para reduzir custos.

Porém, essa é apenas a ponta do iceberg. Automações inteligentes também podem ser aplicadas em tarefas de maior valor ou de tomada de decisão. Sendo assim, como resultado, você tem uma melhor aplicação dos dados e uma capacidade de lidar com desafios do mundo real e oportunidades de escalar. Abaixo, você confere uma lista com os principais tipos de automação de processos:

Robotic Process Automation (RPA) 

Robotic Process Automation (RPA), consiste na automação de altos volumes de tarefas repetitivas, simulando a interação de um usuário com a interface gráfica de uma aplicação – especialmente útil para sistemas legados que não trabalham com APIs e precisam de formas mais complexas de automação.

Ele é muito usado por empresas que contam com sistemas complexos e diferentes, que precisam interagir entre si de forma fluída. As principais vantagens de uso de RPA são integração de sistemas, redução de custos, eliminação de erros de digitação e aumento na velocidade nos processos.

Inteligência Artificial

Inteligência Artificial (IA), se refere aos sistemas que “imitam” a inteligência humana. Tendo expandido os limites das funcionalidades habilitadas por máquinas, essa tecnologia pode ajudar os computadores a trabalhar com autonomia, resultando na execução efetiva de tarefas interativas.

Para alcançar a total eficiência da I.A., muitas empresas estão fazendo investimentos significativos nas equipes que trabalham com a ciência de dados. De acordo com um relatório da McKinsey, dois terços das empresas do mundo todo, vão aumentar o investimento em Inteligência Artificial nos próximos três anos. Segundo a pesquisa, as empresas não estão usando essa tecnologia somente em operações de machine learning, como também estão investindo de forma mais eficiente na sua utilização.

Machine learning

O machine learning ou aprendizado de máquina, traduzindo para o português, envolve um método de avaliação de dados que automatiza o desenvolvimento de padrões analíticos.

Plataformas que utilizam o machine learning são capazes de fornecer uma capacidade computacional evoluída quando precisam atuar no tratamento de dados, algoritmos, APIs e entre outras soluções. Embora todo o machine learning seja fruto da Inteligência Artificial; nem toda a I.A. é fruto de um machine learning.

Internet das coisas (IoT) 

Internet das Coisas ou Internet of Things (IoT), em inglês, se refere a habilidade que os diferentes dispositivos tem de estabelecer conexão com a internet, permitindo a coleta e transmissão de dados por meio da nuvem.

Esses dispositivos variam de objetos domésticos comuns a ferramentas industriais sofisticadas. De acordo com uma pesquisa da Juniper Research, até 2024 o número de conexões de IoT devem chegar a 83 bilhões, o que representa um aumento de 130% em relação aos 35 bilhões de conexões registradas em 2020.

Hoje já é comum encontrar a IoT sendo utilizada em situações do dia a dia, ou no mercado profissional, contribuindo para a transformação digital no mundo.

Por que automatizar processos?

Existe uma série de vantagens em relação a automação de processos, entre elas podemos citar:

• Otimização do tempo: redução do tempo utilizado em tarefas como geração de relatórios, por exemplo.

• Aumento da produtividade: com uma melhor gestão do tempo, é possível se dedicar mais às tarefas estratégicas e a tomada de decisões.

• Padronização dos processos: as ferramentas adotadas ajudam a criar padrões que determinam como as tarefas devem ser feitas e qual fluxo deve ser adotado, melhorando o gerenciamento dos processos.

• Diminuição de erros: as automações podem te ajudar na realização de tarefas com alta precisão de informações. Sendo assim, em uma análise de dados, por exemplo, essas ferramentas podem evitar erros pontuais que ocasionem um retrabalho.

• Aumenta o seu poder competitivo: atender com qualidade e agilidade os seus clientes melhora o seu posicionamento no mercado, assim como o seu poder de competitividade.

• Escalabilidade: pensar no crescimento e expansão do negócio requer um plano de escalabilidade do ponto de vista da automação de processos, justamente para garantir a integração dos setores e de multiplataformas.

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Existe uma variedade muito grande de automações que podem ser adotadas na sua organização, trazendo bons resultados tanto do ponto de vista dos processos e da execução das tarefas, quanto da satisfação do time.

Do ponto de vista da tecnologia você pode contar com a OPUS Software, que tem mais de 35 anos de experiência no mercado e que está pronta para te ajudar a criar soluções de automação de processos que vão gerar muito valor para o seu time. Entre em contato com a gente!